Настоящее руководство применимо ко всем отелям, принадлежащим и управляемым «Inn Stay Hospitality». Соблюдение требований является обязательным.

В данном руководстве любое упоминание финансового руководителя относится к старшему финансовому специалисту в отеле независимо от названия занимаемой должности. Это может относиться к финансовому директору, финансовому контролеру, финансовому менеджеру или финансовому руководителю.

В случае возникновения вопросов финансовые руководители отелей (или их заместители) должны в первую очередь обращаться в свое корпоративное финансовое управление.

2.1. Введение

Финансовая отчетность позволяет анализировать, измерять и передавать данные. В случае отсутствия единого, унифицированного и последовательности подхода к составлению финансовой отчетности, анализ, измерение и передача информации могут быть нарушены. В этой главе представлены требования и рекомендации по составлению отчета о прибылях и убытках P&L и его основные показатели.

3.1 Введение

Прибыль подразделений, генерирующих выручку гостиницы, рассчитывается путем распределения в счет выручки только тех затрат, которые непосредственно относятся к отделу. Такая практика исключает произвольное распределение затрат, относящихся к более чем одному отделу, и, таким образом, способствует как единообразию счетов, так и эффективной сопоставимости, и распределению расходов.

При таком подходе в отчете департаментов не учитываются затраты, которые потенциально могут быть распределены в соответствии с доходами, к которым они относятся. Затраты, которые не распределяются между доходными подразделениями, называются нераспределенными распределяемыми затратами - Undistributed Operating Expenses (UOE).

4.1 Введение

Статистические данные гостиницы позволяют сравнивать, измерять и передавать данные. В этой главе основное внимание уделяется наиболее часто используемым (основным) статистическим показателям, предлагаются рекомендации по их расчету и приводятся определения компонентов, используемых при расчете основных статистических и сравнительных показателей.

5.1 Контроль кредиторской и дебиторской задолженности

Для минимизации финансовых рисков и соблюдения унифицированных требований управляющей компании, необходимо соблюдать следующие условия взаимодействия с покупателями:

- Постооплата должна предоставляться клиенту в соответствии с официально утвержденной кредитной политикой отеля, которая должна переподписываться ежегодно.

- Все дебиторская задолженность должна иметь надлежащем образом оформленные обосновательные документы (договор услуг на условиях постооплаты, гарантийное письмо)

- Дебиторская задолженность должна проверяться еженедельно, формируя отчетность по балансу виртуальных номеров в системе PMS (прим. отчет Open Balance в Opera PMS)

- Погашение дебиторской задолженность должны быть своевременным на основании условий договора/счета

- Резервы по всем сомнительным долгам необходимо формировать своевременно согласно действующим требования НК РФ

6.1 Введение

В среднем около 70% доходов отеля от физических лиц поступают при оплатах с помощью с помощью банковских карт. В следующих разделах описываются процессы приема банковских карт и внутреннего аудита, которые являются базовыми и общими, а детали могут различаться в зависимости от системы управления гостиницы (PMS) и банка, который проводит транзакции по картам («банк-эквайрер») отеля.

7.1 Введение

К работе с контрольно-кассовыми операциями должны быть допущены только работники, достигшие 18-ти лет, прошедшие надлежащее обучение по работе на ККМ, проводимая непосредственным руководителем или тренером соответствующего отдела, и заключившие письменный Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Все кассовые процедуры должны быть строго исполнены во избежание нарушений 54-ФЗ и внутренних процедур организации.

8.1 Работа с банковскими счетами

Для эффективного управления банковских счетов рекомендуется назначить два ответственных лица, имеющих право подписи. Платежи в таком случае могут быть исполнены только в том случае, если они подписаны двумя подписями. Банк должен быть уведомлен о любых изменениях лиц подписантов.

Первую подпись обычно занимает генеральный директор и/или генеральный менеджер, вторую подпись — главный бухгалтер и/или финансовый руководитель и помощник финансового руководителя. В случае если подписанты покидают компанию, Банки должны быть немедленно уведомлены обо всех изменениях.

Там, где это возможно, следует рассмотреть возможность хранения денежных средств на ежедневных процентных банковских счетах или размещении на депозите овернайт.

9.1 Минимальные стандарты контроля выручки

Стандарты должны гарантировать, что:

- Вся выручка должны быть получена в соответствии с деятельностью гостинцы, не нарушая правил договора об управлении. Доходы должны фиксироваться в PMS системе и отражаться в учете ежедневно или циклично по доходам с ежемесячным начислением (Прим. парковка по контракты, сдача в аренду площади)

10.1 Введение

- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — это товары/материалы, приобретенные для производства продаваемого продукта. К ним относятся продукты питания, напитки, сувениры, инженерные принадлежности, предметы общего назначения и оборудование.

- Хорошо управляемый отель должен гарантировать, что у него достаточно ТМЦ для удовлетворения спроса гостей. Отель не должен хранить избытки ТМЦ, которые экономически нецелесообразны.

- Все поставки, необходимые для работы отеля, должны напрямую относиться на счет расходов отдела, инициировавшего заказ. Руководитель отдела, инициировавший заказ, должен нести ответственность за сохранность товаров в своем отделе.