Для эффективного управления банковских счетов рекомендуется назначить два ответственных лица, имеющих право подписи. Платежи в таком случае могут быть исполнены только в том случае, если они подписаны двумя подписями. Банк должен быть уведомлен о любых изменениях лиц подписантов.
Первую подпись обычно занимает генеральный директор и/или генеральный менеджер, вторую подпись — главный бухгалтер и/или финансовый руководитель и помощник финансового руководителя. В случае если подписанты покидают компанию, Банки должны быть немедленно уведомлены обо всех изменениях.
Там, где это возможно, следует рассмотреть возможность хранения денежных средств на ежедневных процентных банковских счетах или размещении на депозите овернайт.
Для корректного ведения бухгалтерского учета гостиницы и минимизации ошибок в работе с банком, необходимо ежедневно выгружать расширенные банковские выписки по проведенным операциям из банк-клиента и сохранять их в электронном виде. Рекомендуется хранить выписки в электронном формате не менее 5 лет.
Все банковские счета должны выверяться между счетами бухгалтерского учета и банковскими выписками не реже одного раза в неделю, но Финансовый руководитель может счесть целесообразным проводить сверку счетов чаще. Выверку должен осуществлять сотрудник, независимый от работы с наличными денежными средствами. Все расхождения между банковскими выписками и счетами бухгалтерского учета должны быть изучены и устранены своевременно.
Для более гибкой работы, рекомендуется организовать информирование операционных отделов гостиницы/отдела продаж о поступивших денежных средствах от клиентов, например, настроить рассылку банковских выписок только по входящим платежам и формировать для таких отделов отдельные электронные реестры с информацией об оплаченных счетах и услугах.
Для эффективного управления денежным потоком гостиницы рекомендуется организовать платежный календарь/файл реестра с выделением определенных платежных дней. Финансовый руководитель вправе самостоятельно выбрать платежные дни. Такой подход позволить создать иерархичный процесс платежей разделяя их на несколько категорий: срочное и не срочное.
Счета к оплате, которые еще не были оплачены, должны регулярно проверяться у исполнителей/ответственных лиц, чтобы гарантировать, что документ является актуальным.
Все платежи должны быть созданы бухгалтером на основании решения Финансового руководителя и собраны в единый электронный реестр.
- Каждый счет на оплату поставщику/контрагенту должен иметь подпись инициатора счета (ответственного), финансового руководителя и генерального управляющего
- Реестр на оплату должен быть подписан финансовым руководителем и генеральным управляющим.
Бухгалтеру, следует проверить, что все документы были должным образом завизированы, и/или что любые отклонения от заказа на покупку, накладной и счета-фактуры имеют объяснение (служебную записку). После этого бухгалтеру следует отметить или поставить штамп на счете как «одобренный для оплаты». Все документы рекомендуется проштамповать печатью «ОПЛАЧЕНО, чтобы предотвратить повторную оплату документов в более позднее время и не допустить задвоения оплаты.
Полный пакет счетов, включая реестр всех платежей, должны быть представлены финансовому руководителю или его заместителю для проверки реквизитов платежей, суммы, назначения платежей.
После того как финансовый руководитель или его заместитель утвердит оплату и подпишет все необходимые документы и авторизует платежи в банке, пакет счетов с реестром должны быть переданы генеральному директору или генеральному управляющему для утверждения.
Все банковские документы необходимо хранить в электронном виде, либо в безопасном месте с ограниченным доступом сроком не менее 5 лет.
Основные функции сотрудника по работе с поставщиками:
- Своевременный ввод первичных документов от поставщиков (не нарушая границы одного квартала) в бухгалтерском учете гостинице. В случае если входящий документ был проведен в учете позже факта поставки или оказания услуги, необходимо иметь соответствующие пояснения
- Формирование реестра недостающих документов от поставщиков в текущем режиме, рассылка запросов исполнителям/ответственным и поставщикам по недостающим документам; своевременный сбор первичных документов от исполнителей/ответственных лиц
- Составление, проверка актов сверок взаиморасчетов/актов инвентаризаций с поставщиками, отработка и устранение расхождений (при необходимости) не реже одного раза за полгода.
- Безопасное хранение всей первичной документации, полученной от поставщиков (акты, УПД, счета-фактуры, договоры) не менее 5 лет
Минимальные стандарты требуют, чтобы:
- Все договоры были зарегистрированы в электронном реестре и регулярно контролировались финансовым руководителем на предмет сроков действия и их актуальности
- Все контракты должны быть надлежащим образом согласованы (исполнителем, юристом/юридическим отделом (при наличии), финансовым руководителем и генеральным директором/генеральным управляющим
- Проводилась тщательная проверка контрагента на основании информации из открытых источников, а также специализированных сервисов. Сохранялся подтверждающий факт анализа поставщика (документы, переписки и т.д.), а также пакет уставных документов от контрагента для соблюдения требования должной осмотрительности ст. 54.1 НК РФ
- Финансовый руководитель должен гарантировать, что договоры финансово выгодны для отеля.