Для минимизации финансовых рисков и соблюдения унифицированных требований управляющей компании, необходимо соблюдать следующие условия взаимодействия с покупателями:
- Постооплата должна предоставляться клиенту в соответствии с официально утвержденной кредитной политикой[1] отеля, которая должна переподписываться ежегодно.
- Все дебиторская задолженность должна иметь надлежащем образом оформленные обосновательные документы (договор услуг на условиях постооплаты, гарантийное письмо)
- Дебиторская задолженность должна проверяться еженедельно, формируя отчетность по балансу виртуальных номеров в системе PMS (прим. отчет Open Balance в Opera PMS)
- Погашение дебиторской задолженность должны быть своевременным на основании условий договора/счета
- Резервы по всем сомнительным долгам необходимо формировать своевременно согласно действующим требования НК РФ
[1] Кредитная политика - это совокупность мероприятий по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью и определению оптимальных условий предоставления и получения коммерческих кредитов и кредитов кредитующих организаций
Формы заявок на получение постоплаты должны быть заполнены заранее (до начал оказания услуг) и сохранены для каждого нового клиента. Каждая заявка должна быть авторизована руководителями отела продаж и финансового отдела. Рекомендуется ежегодно пересматривать кредитные линии покупателей в связи с возможными изменениями клиентов (ухудшение платежеспособности или репутации) в течение года.
Прежде чем утвердить кредитную линию, платежеспособность клиента должна быть подтверждена с помощью рекомендаций третьих лиц (других отелей), как того требует кредитная политика отеля и зафиксирована в форме открытия кредитной линии.
Финансовому руководителю необходимо сосредоточить внимание на счетах, превышающих утвержденный кредитный лимит. Любое превышение должно быть задокументировано (пример: гарантийное письмо) и подписано соответствующее соглашение об увеличении лимита контрагента.
Чтобы минимизировать вероятность нарушений в работе с отчетом по реализации юридических лиц (прим. City Ledger в PMS Opera), бухгалтер по расчету с клиентами (Accounts Receivable) должен:
- не иметь доступа к обработке наличных (касса)
- не должен посещать личные встречи с клиентами, но должен писать, звонить и отслеживать посредством переписки просроченные счета.
Все услуги, оказанные отелем юридическим и физическим лицам и попавшие в специальный отчет системы PMS (прим. A/R Ledger в PMS Opera), должны быть проведены в бухгалтерском учете не позднее следующего рабочего дня и переданы документы клиенту в течение 5 календарных дней после выезда такого гостя для соблюдения требований п. 3 ст. 168 НК РФ. Исключения должны быть согласованы финансовым руководителем отеля.
Все услуги, оказанные отелем юридическим лицам и попавшие в специальный отчет системы PMS (прим. A/R Ledger в PMS Opera) должна строго соответствовать бухгалтерскому учету. Рекомендуется делать ежедневную сверху двух систем и документировать отсутствие или наличие расхождение между системами.
Финансовый руководитель или иное уполномоченное лицо обязан осуществлять контроль выполнения данной процедуры, проверяя отчет из системы PMS по номерам с открытым балансом (прим. отчеты, «Credit Limit», «Open Balance» в PMS Opera). В случае если PMS система отеля не имеет подобного отчета предлагается настроить такую систему с технической поддержкой для создания такого отчета, в котором фиксируются выехавшие гости с остатками (отчет о выезде с указанием баланса).
Депозиты гостей должны ежедневно контролироваться в PMS системе отеля, а все несоответствия устраняться незамедлительно (возвраты, корректировки). Депозиты гостей не могут быть незакрытыми в PMS системе более 30 календарных дней. Такие зависшие депозиты необходимо переносить в бухгалтерскую систему на счет прочих расчетов с разными кредиторами и дебиторами.
Финансовый руководитель или уполномоченное лицо соответствующего уровня должны получать регулярно обновляемый список полученных депозитов и ожидаемую дату прибытия гостя или дату оказания услуги. Такую проверку необходимо выполнять чтобы финансовый руководитель или уполномоченное лицо соответствующего уровня имели доступ к отчету о депозитах в PMS и просматривали его как минимум еженедельно с рекомендацией выполнять ежедневно, чтобы выявлять депозиты, датированные более поздними датами, и принимать меры (прим.: анализ отчета Open Balance в PMS Opera)
В случае незаезда гостя депозит необходимо либо вернуть, либо частично/полностью аннулировать в зависимости от условий договора или бронирования. В случае «отмены» необходимо начислить штраф за отмену и учесть в составе «Прочих доходов».
Пример передовой практики: отель должен ежедневно формировать отчет о движении/перемещении депозитов в системе PMS в рамках процесса аудита доходов. Все отрицательные транзакции в этом отчете следует сверять с PMS системой, чтобы уточнить, в какой номер они были перенесены, чтобы проверить обоснованность такого движения.
Виртуальные номера (также могут обозначать как «Pay Master» - PM) должны проверяться и приниматься соответствующие меры для их погашения на еженедельной основе в рамках еженедельного анализа дебиторской задолженности. Депозиты/переплаты не должны храниться в виртуальных номера, кроме как для текущих услуг гостиницы, мероприятий. Иные депозиты должны находится в системе бухгалтерского учета гостиницы (см. п. 5.5)
Финансовый руководитель должен активно влиять на уровень задолженности отеля, выявляя проблемные счета, негативные тенденции и т.д. Если проблемы обнаружены достаточно рано, необходимо предпринять корректирующие действия и избежать ненужных потерь.
Поэтому финансовый руководитель или назначенное им лицо должен ежемесячно анализировать и проверять отчет по задолженностям всех покупателей и прочих контрагентов. Проверка должна быть задокументирована (прим.: отчет по задолженности из бухгалтерской программы с указанием срока задолженности) и сосредоточена на уменьшении количества дней задолженности.
Комплексным и передовым решением считается анализ как минимум двух отчетом:
- Отчет о задолженностях/депозитах на виртуальных номерах (прим.: отчет «Open Balance» в PMS Opera)
- Отчет о задолженностях/депозитах в бухгалтерской программе (прим.: Отчет «Agigng» с указанием сроков задолженности)
Финансовый руководитель должен является председателем обязательного ежемесячного кредитного собрания в присутствии бухгалтера ответственного за работу с дебиторской и кредиторской задолженностями. Такие встречи могут быть частью оперативного совещания при условии, что на нем присутствуют все заинтересованные стороны: руководитель номерного фонда, руководитель отдела продаж, генеральный менеджер.
По итогам каждой встречи должны быть зафиксированы пути решения проблем и действий, которые необходимо предпринять.
Выставление счетов клиентам осуществляет бухгалтер на следующих основаниях:
- Заявка от отдела бронирования (индивидуальные проживания)
- Заявка от отдела продаж (групповые и корпоративные проживания, мероприятия, конференции)
- Заявка от службы приема и размещения (в исключительных случаях)
Счет на оплату должен быть выставлен клиенту в течение рабочего дня. При реализации услуг по постооплате, счета должны быть направлены клиенту по электронной почте не позднее следующего рабочего дня после отъезда гостя.
Гостям с длительным сроком проживания (более 1 месяца) счета рекомендуется выставлять еженедельно на следующую неделю или в соответствии с подписанным договором.
Просроченные счета должны тщательно контролироваться и предприниматься необходимые усилия по их взысканию. Все письма, заявления, претензии, телефонные звонки, необходимо фиксировать в профиле компании с указанием даты предпринятого действия и того и каким был результат. Ответы клиентов также должны быть также зафиксированы для дальнейшего использования. В некоторых случаях для взыскания задолженности рекомендуется обратиться в юридический отдел гостиницы (если имеется), либо юридическую организацию для взыскания задолженности в судебном порядке.
Все передвижения задолженности (Дт или Кт) со счета одной компании на счет другой компании должны быть одобрены финансовым руководителем и проведены только в исключительных случаях согласно требования НК РФ.
1) Для списания безнадежной задолженности необходимо получить согласование со стороны финансового департамента управляющей компании «Inn Stay Hospitality» в письменной форме.
2) Формы списания дебиторской задолженности необходимо оформлять для каждой отдельной задолженности, которая считается безнадежной к взысканию. Форму с обосновывающим пакетом документов рекомендуется последовательно пронумеровать, подписать финансовым руководителем, генеральным менеджером и ежеквартально передавать на утверждение соответствующему департаменту управляющей компании, как указано выше.
3) Чтобы избежать большого количества форм списания, допускается группировать небольшие суммы (например, просроченные платежи по мини-бару, прачечной) в одной форме списания дебиторской задолженности.
4) Отель должен установить в рамках своей кредитной политики общую стоимость, при которой следовать стандартным процедурам взыскания нерентабельно, например, мини-бар за просрочку платежа в размере 1 000 Рублей. В соответствии с кредитной политикой, подробно описывающей верхний предел, не требующий официального утверждения, небольшие остатки должны быть списаны незамедлительно. Финансовый руководитель должен вести свод таких неутвержденных списаний и проверять списанные суммы на предмет разумности.
5) Списание безнадежной дебиторской задолженности не должно означать прекращение дальнейших усилий по ее взысканию. Окончательное поступление списанной суммы будет зачислено на счет главной книги в отчете о прибылях и убытках.
6) Вся списанная безнадежная задолженность должна быть отражена в расходах департамента администрации в статье «Bad Debt»
Платежи, полученные для полного или частичного погашения счетов за услуги гостиницы, должны быть немедленно разнесены на соответствующие счета и компании в бухгалтерской программе, а также зачтены в счет конкретной реализации.
В случае получения денежных средств от физических лиц, то такие оплаты должны немедленно быть отражены в PMS системе как внесенный депозит конкретного гостя.
Проводить оплату, полученную от одного покупателя на счет другой покупателя недопустимо, кроме случаев, предусмотренных при работе по трехстороннему договору или исключительных случаев, не нарушающих требования НК РФ.
Возврат авансовых депозитов или переплаты должны производиться с использованием того же метода оплаты, что и первоначальный платеж.
В случае банковских переводов возмещение должно быть произведено тому же юридическому лицу, которое осуществило первоначальный платеж, с письменным подтверждением от организации реквизитов банковского счета, которые будут использоваться для возмещения. Рекомендуется осуществлять такой возврат на основании полученного оригинала письма.
Недопустимо осуществлять возврат авансовых депозитов или переплаты на банковскую карту гостя, если первоначальный платеж был осуществлен наличным способом и наоборот.
Ключом к успешному взысканию дебиторской задолженности является постоянный контроль и администрирование согласования постоплат. Наиболее важным инструментом, используемым для достижения этой цели, является комплексная кредитная политика, которая адаптирована к конкретным требованиям каждого отеля, обновляется по мере необходимости и доводится до сведения всего необходимого персонала: отдел бронирования, служба приема и размещения, отдел продаж, служба питания.
Кредитная политика должна пересматриваться и утверждаться ежегодно и/или при изменении политики или исполнительного состава отеля.
Политика должна быть изменена с учетом потребностей каждого отеля и включать следующий исполнительный состав:
- Бухгалтер по расчетам с клиентами / кредитный менеджер
- Менеджер по доходам/бронированию
- Менеджер службы питания
- Менеджер фронт-офиса
- Руководитель по продажам и маркетингу
- Финансовый руководитель
- Генеральный менеджер