К работе с контрольно-кассовыми операциями должны быть допущены только работники, достигшие 18-ти лет, прошедшие надлежащее обучение по работе на ККМ, проводимая непосредственным руководителем или тренером соответствующего отдела, и заключившие письменный Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Все кассовые процедуры должны быть строго исполнены во избежание нарушений 54-ФЗ и внутренних процедур организации.
Все лица, осуществляющие операции с наличными деньгами, не должны заниматься:
- Выверкой банковских счетов
- Открытие входящей почты
- Подготовкой, подписанием расчётных листов по заработной плате
- Утверждением списания безнадежных долгов
- Утверждением скидок по реализациям
- Должен иметь доступ только для чтения к системам PMS
Финансовый руководитель должен гарантировать, что подходы управления наличными денежными средствами эффективны и включают в себя обеспечение своевременной инкассации излишков денежных средств, наличие нужного объема разменной монеты разного номинала в главной кассе гостиницы.
Наличные денежные средства должны быть внесены в основную кассу незамедлительно, т. е. в тот же день, когда средства были получены, или самое позднее, на следующий рабочий день.
Если в отеле нет главного кассира, эту роль должен на себя взять финансовый руководитель или соответствующее уполномоченное лицо, но при этом необходимо поддерживать разделение.
Сейф общей кассы должен быть доступен только главному кассиру. Второй ключ и/или комбинацию от сейфа следует запечатать в подписанном конверте и хранить в сейфе или запираемом шкафу генерального директора и/или генерального менеджера. В случае чрезвычайной ситуации его могут открыть совместно генеральный директор и/или генеральный менеджер и финансовый директор.
При отсутствии главного кассового сейфа необходимо использоваться основной сейф (прим. у Финансового руководителя), при этом необходимо использовать дополнительные средства контроля за дубликатом ключа и/или комбинацию от сейфа, а персонал должен расписаться каждый раз записывая номер пломбы при открытии и закрытии кассового сейфа.
Общий кассовый сейф должен быть закреплен таким образом (т. е. прикреплен к материалу пола/стены здания или с учетом веса, ширины и/или высоты), чтобы его нельзя было физически снять без применения чрезмерной силы.
Комбинацию сейфа главного кассира необходимо менять не реже одного раза в шесть месяцев (при необходимости технического обслуживания) или ежеквартально при отсутствии отдельного ключа, а также при смене главного кассира в связи с изменением должности, повышением по службе, отпуском и т.п.
Главный кассир должен иметь документ с датой изменения, а финансовый руководитель должен подписывать изменения ежеквартально.
Если доступ к сейфу главного кассира осуществляется с помощью ключа и комбинации, обычно комбинация находится у главного кассира, а ключ у финансового руководителя/охраны отеля
Для соблюдения требований 54-ФЗ, кассовой дисциплины в отеле и минимизации ошибок в работе с наличными денежными средствами, ежедневый перечень сотрудника отвечающий за работу с основной кассой гостиницы должен включать:
- Прием наличной выручки со всех точек продаж с проверкой всех купюр на подлинность
- Сверка полученной наличной выручки с Z-отчетами точек продаж и PMS системой. Все расхождения должны быть устранены немедленно
- Формирование ПКО на основании приходов наличных денежных средств
- Формирование РКО по факту выдачи денежных средств из кассы
- Ведение кассовой книги
- Проверка корректности оформления возвратов по форме КМ-3 в точках продаж
- Осуществление хранения всех фискальных документов
Помимо ежедневных задач, сотрудник отвечающий за работу с основной кассой гостиницы, должен:
- Отслеживать сроки действия фискальных накопителей (ФН) на всем парке контрольно-кассой техники гостиницы и инициировать своевременную замену
- Отслеживать сроки действия подписок на сервисы операторов фискальных данных (ОФД) на всем парке контрольно-кассой техники гостиницы и инициировать своевременное обновление
- Не реже 1 раза в неделю проводить внеплановую инвентаризацию в кассах точек продаж
- Не реже одно раза в месяц проводить плановую инвентаризацию наличных денежных средств в главной кассе на основании приказа руководителя гостиницы с назначением рабочей комиссии в количестве не менее 3 человек
- Инкассирование наличной выручки не реже 2 раз в неделю, не допуская превышения предельного лимита, утвержденного в гостинице
Работник, осуществляющий контрольно-кассовые операции должен:
- Выполнять записи в кассовых документах в хронологическом порядке чернилами четко и без помарок, не использовать штрих и карандаш;
- Снимать распечатки отчетов ККТ (X-отчет, Z-отчет);
- Не допускать к кассовой машине работников налоговой службы, явившихся для проведения проверки применения ККТ или для снятия выручки операционной кассы, без предъявления соответствующего постановления o проведении проверки данного предприятия и служебного удостоверения работников налоговой службы, установленной формы. Обязательно уведомить руководителя, главного кассира о присутствии работников налоговой службы. После проверки постановления о проведении проверки работники обязаны давать объяснения работникам налоговой службы по существу проводимой ими проверки и подписывать протоколы и объяснительные документы, соответствующие проводимой налоговой службой проверке;
- Присутствовать и оказывать содействие при проведении внеплановой инвентаризации кассы сотрудниками бухгалтерии или главным кассиром
- Отправлять по требованию гостя фискальные чеки прихода и возврата прихода в электронном виде по адресу электронной почты клиента через сервис оператора фискальных данных (ОФД)
Работник, осуществляющий контрольно-кассовые операции должен знать:
- Правила заполнения форм КМ-3
- Правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг (чеки, слипы, счета и др.)
- Признаки платежности банкнот и монет Банка России и правила их определения
- Порядок ведения Журнала учета разменной кассы
- Порядок составления кассовой отчетности
Работникам, осуществляющим контрольно-кассовые операции, запрещается:
- Не выдавать кассовый чек клиенту и сдачу
- Работать без контрольной ленты
- Продолжать работу на ККМ при обнаружении неисправностей ККМ
- Допускать посторонних лиц к кассовому аппарату и кассе, кроме своего руководителя, представителей бухгалтерии для осуществления проверки и технических специалистов
- Вносить изменения в настройки работы ККМ самостоятельно без сопровождения технического специалиста
- Принимать к оплате денежные средства иностранных государств и самостоятельно их менять на рубли
- Оформлять кассовые документы на иностранном языке
- Иметь в кассе личные деньги и прочие деньги, не пробитые через ККМ
- Нарушать установленный законодательством РФ лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одному договору. Лимит расчета с юридическими лицами составляет 100 000-00 (Сто тысяч рублей 00 копеек), согласно пункту 4 указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У
Перед началом смены необходимо иметь достаточное количество разменных монет и купюр для сдачи, которые должны храниться в кассе
Необходимо проверить, чтобы время, показываемое кассовым аппаратом, не отличалось от текущего времени. При обнаружении несоответствия необходимо сразу поставить в известность сотрудника IT и главного кассира
Перед началом работы необходимо проверить исправность кассового аппарата и наличие контрольной ленты. Внести сумму размена, снять Х-отчет и удостовериться, что кассовый аппарат работает в фискальном режиме. Если аппарат не работает, то необходимо проинформировать главного кассира и непосредственного руководителя
В качестве оплаты наличными принимаются только Российские рубли. Иностранная валюта не принимается
Деньги должны быть проверены на подлинность. Сомнительные купюры не должны приниматься
Чтобы избежать ошибок при подсчете сдачи, рекомендуется при закрытии чека вносить полностью сумму наличных, полученных от клиента, чтобы в ККТ была посчитана лишняя сумма денег, необходимая для выдачи сдачи
После закрытия чека деньги необходимо положить в кассу, а сдачу отдать гостю вместе с фискальным чеком и счетом
В кассе в любой момент во время рабочей смены общая сумма наличности должна соответствовать X-отчету.
Наличность кассы в любой момент времени может быть объектом проверки со стороны сотрудников бухгалтерии или руководителя отдела. Расхождения между X отчетом ККТ и реальной суммой наличности - основание для дисциплинарного взыскания, причем любые излишки подлежат изъятию и оприходованию на прочие доходы организации.
Оформление возврата:
Возврат необходимо оформлять по правилам бухгалтерского учета и налогообложения. Если оплата была сделана наличными средствами, то возврат можно осуществить только наличными. Если оплата была платежной картой, то возврат может быть только на карту, по которой ранее была проведена оплата. Все возвраты наличных денежных средств (возвраты текущего и другого дня, а также возвраты ошибочно пробитых кассовых чеков) должны проходить через ККТ и должен быть обязательно сформирован чек возврата прихода.
Все возвраты должны быть оформлены и переданы на проверку своему руководителю в день их выдачи. Руководитель после проверки должен отчитаться перед бухгалтерией и главной кассой не позднее следующего рабочего дня.
После окончания смены все деньги из кассы необходимо пересчитать полистно. В момент передачи смены кассир должен снять X-отчет и передать деньги строго по отчету. Сделать запись в Журнале учета разменной кассы о сдаче разменных денег. Заступившая смена должна сделать запись в Журнале о приеме разменных денег. Записи в Журнале при передаче смены обязательны.
После окончания операционного дня ночному аудитору необходимо сделать инкассацию суммы размена по кассе, в которой было подкрепление, снять Z-отчет по всем кассам и по показаниям инкассаций сдать наличную выручку. В присутствии свидетеля сверяет данные отчета и реально имеющуюся наличную выручку. При выявлении расхождений администратор должен дать на это письменное объяснение. Все излишки приходуются в пользу предприятия, а недостачи должны быть покрыты кассиром.
При наличии расхождений между показаниями Z-отчета и сданной наличной выручкой кассира, кассир подлежит дисциплинарному взысканию.
Наличная выручка пересчитывается вместе со свидетелем и кладется в кассирский конверт вместе с Z-отчетом. Конверт необходимо разборчиво заполнить: расписать сумму наличных по купюрам, поставить итоговую сумму, дату, время, фамилию кассира, отдел и подпись кассира. Конверт заклеивается в присутствии свидетеля
Кассир, в присутствии свидетеля, доложен сдать в сейф свой конверт и заполнить форму регистрации сданных конвертов. Свидетель ставит там свою подпись. Конверт необходимо опустить в сейф сразу же после окончания смены.
Все документы на возврат должны быть подготовлены для проверки руководителем по окончании смены.
В обязательном порядке со всех терминалов необходимо снять полные и краткие отчеты сверок с банком. Отчеты внимательно проверить на предмет отсутствия Отмен операций (если прошла автоотмена, и в течение смены, она не была замечена, то нужно сделать снятие с данной карты или сканируют успешный слип и отправляют его в банк для процессирования транзакции). На отчете сверки с банком обязательно должно быть написано «Данные переданы успешно» или «Отчет закрытия смены»