Каждый запрос, поступающий в отдел продаж гостиницы должен быть обработан в течение 24 часов с момента получения.
Условия подачи группового запроса на организацию мероприятия в разных отелях могут различаться между собой, однако, они обычно выглядят следующим образом:
- Направляется соответствующий запрос в отдел продаж.
- В запросе следует указать количество гостей, период проживания, категории номеров, а также особые пожелания.
- В запросе на организацию мероприятия следует указать: даты проведения мероприятия, необходимый размер конференц-зала, количество участников, тип рассадки, количество кофе-брейков / обедов / ужинов, необходимое оборудование и канцелярские принадлежности.
- Отель высылает подтверждение боронования, договор и счёт, который необходимо оплатить и выслать платёжное поручение
При получении запроса на групповое размещение сотруднику отдела продаж необходимо уточнить у клиента все детали, указанные в п. 2.1.3.
Далее алгоритм следующий:
- после получения всех необходимой информации, запрос направляется ревенью менеджеру для осуществления квотации
- после получения ценового предложения от ревенью менеджера сотрудник отдела продаж составляет коммерческое предложение, которое должно содержать:
Для запроса на организацию мероприятия коммерческое предложение / смета должно содержать следующую информацию:
- блок номеров или блок на бронирование конференц-зала заносится в систему PMS отеля со статусом запроса. Проставляется дата принятия решения в информацию о группе.
По наступлению даты, до которой действует предложение, сотрудник отдела продаж должен связаться с заказчиком и подтвердить необходимость бронирования.
В случае подтверждения запроса, сотрудник отдела продаж переводит блок в PMS в соответствующий статус, подготавливает договор, выставляет счет на оплату. Затем запрашивает списки имен гостей, которые передаются в отдел бронирования для внесения их в блок номеров.
В случае отказа от бронирования блок переводится в статус «Отменен / CXL» в системе PMS.