Настоящая Стандартная операционная процедура является внутренним нормативным документом, определяющим правила использования различных типов профайлов, используемых в PMS.
Данный документ направлен на достижение целей упорядочения и стандартизации работы с профайлами в PMS.
Правильная работа с профайлами (Гостя, Компании, Агента и Источника) в Опере обеспечивает правильное ведение статистического учета в отеле и в компании в целом.
В профайлах хранятся детали о гостях, компаниях, агентствах, источниках бизнеса, контактах и группах, с которыми Вы работаете. Профайл хранит информацию об имени, почтовом адресе, электронной почте, телефонном номере, предпочтениях и т.д. вместе с прошедшими и будущими бронированиями.
Есть шесть типов профайлов. Экраны в системе Опера для каждого вида профайлов выглядят одинаково, но различаются полями в каждом из них (тип профайла, с которым Вы работаете, отображается в верхнем левом углу).
Индивидуальные профайл – содержит информацию о каждом госте, включая информацию о предпочтениях и замечаниях. При работе с гостем постарайтесь собрать как можно больше информации о госте: чем больше мы знаем о госте, тем лучше обслуживание мы можем ему предложить. Весь доход, который принес нам гость, отслеживается в профайле. При первом бронировании новый профайл гостя будет создан автоматически.
Профайл для индивидуальных гостей должны создаваться только для гостей, бронирующих или покупающих услуги отеля.
Перед тем, как Вы создадите новый профайл (например, при бронировании), проверьте существующие профайлы через функцию «Поиск». Это предотвращает создание дублирующихся профайлов и потери необходимой информации о гостей.
Профайлы создаются только на английском языке. Для русского написания есть поле Alternative name и More fields.
Следующие поля должны быть заполнены во всех индивидуальных профайлах:
- Фамилия, Имя, Отчество
- Язык/ обращение
- Адрес, Город (для гостей, проживающих в отеле)
- Страна, Национальность
- Пол
- Дата рождения (для гостей, проживающих в отеле)
- Паспорт (для гостей, проживающих в отеле)
- Связь (номер телефона, адрес электронной почты, если необходимо)
- Замечания (если есть необходимость).
Поле Client ID может быть использовано только для номера водительского удостоверения.
Все повторяющиеся индивидуальные профайлы должны быть объединены. Ответственные сотрудники, назначенные руководителем службы СПиР занимаются объединением индивидуальных профайлов ежедневно
Важно: Только один профайл компании должен быть создан для каждой компании, который и будет служить Мастер профайлом. Каждое подразделение и филиал должны быть введены как профайл источника бизнеса (Source Profile).
Контактные профайлы – Этот профайл будет соединен с профайлом компании, источника бизнеса или Агентства. Несколько контактных профайлов могут быть присоединены к одной компании или Агентству. Так как такие контакты могут не проживать в отеле, то очень важно внести информацию об их адресе, телефоне, требованиях, предпочтениях и особенностях. Обратите внимание, что контактные профайлы могут быть присоединены ко всем блокам.
Групповой профайл – Соединяет бронирования с группами (блоками). Групповые профайлы создаются для того, чтобы работать с групповыми блоками по мероприятиямю и/или проживанию (например, совещания, конференции, тур.группы). Групповой профайл автоматически создается вместе с созданием блока в системе Опера
Профайл компании – соединяет бронирование с конкретной компанией и Отслеживает статистику бронирований, а также служит как Мастер Счет. Такой профайл не представляет какой-то один офис компании или подразделение и не служит для AR (то есть на этот профайл нельзя выселить проживание гостя и выставить счет). Профайл компании должен содержать PCR номер и специальный тариф от компании, с которым компания может делать бронирования. Название компании должно быть ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ и/или с надписью MASTER.
ВАЖНО: Только один профайл должен существовать для каждой компании, так как только в одном профайле будет отслеживаться количество забронированных номеров.
Профайлы компаний должны создаваться для ВСЕХ компаний, с которыми работает отель. ВСЕ компании нужны для того, чтобы вести статистику бронирований – компания может бронировать совсем немного номеров в данном отеле, но много больше в других отелях группы.
Профайл компании содержит ТОЛЬКО:
- Название компании
- Контрактованный тариф
Язык для создания профайлов – английский. Для русского написания может использоваться поле Alternative name
Профайл источника бизнеса – Используются для детализации подразделений и филиалов компаний и создаются для оплаты от компаний и присоединения AR номеров. ВАЖНО: Такой профайл не должен создаваться без связки с профайлом компании или другим Мастер профайлом. Это можно проверить через отчет ‘Reservations Made’ и отчет по прибытиям.
Если возникает необходимость создания нескольких профайлов компаний для добавления различных адресов и филиалов, например для отслеживания бронирований и выставлений счетов, то используется профайл источника бизнеса. Профайл источника бизнеса должен содержать как можно больше информации, как адрес, контактная информация, AR номер и т.д.
Когда вы создаете новый профайл источника, пожалуйста, убедитесь, что следующий требования удовлетворены:
PCR тип / номер IATA оставлены пустыми
Вся необходимая информация, касающаяся адреса, контактов должна быть добавлена
НЕЛЬЗЯ добавлять специальные цены к профайлам источника бизнеса
A/R номер может быть добавлен к данному профайлу источника для управления счетами
Всегда создавайте Relationships между связанными профайлами и Мастер Профайлами.
Язык для создания профайла источника только английский. Для русского написания должно быть использовано поле Alternitive name.
Данная практика должна применяться каждый раз для того, чтобы удостовериться в том, что профайл компании подцеплен к каждому бронированию от компании.
Source Profile может использоваться иным образом. Этот профайл может быть создан на физическое лицо, приведшее группу или определенных гостей, либо на юридическое лицо, не выступающее в качестве плательщика и Заказчика. Например: четыре гостя написали, что им посоветовал забронировать номер Иванов Иван; проживают гости по индивидуальным условиям и с самостоятельной оплатой, но забронированные сотрудником Отеля, о чем будет указано в Source Profile.
Профайл туристского агентства – Используется для оплаты комиссий и для отслеживания бронирований от агентства также как от Псевдо IATA агентства, PCO, туристских операторов, FIT агентств (работающих по фиксированным тарифам ниже открытых цен отеля) и онлайн агентств. ВАЖНО: Так как MICE сегмент является одним из главных составляющих нашего бизнеса, необходимо присоединить блок к профайлу компании, источника или туристского агентства.
Все повторяющиеся профайлы компаний, источников и туристских агентств должны быть объединены. Менеджер отдела бронирования ответственен за это. Все повторяющиеся индивидуальные профайлы должны также быть объединены – Ответственные сотрудники, назначенные Руководителем службы СПиР ответственны за объединение таких профайлов.
Рекомендовано использовать заглавные буквы только как начальные, а не для всего названия (за исключением профайлов компаний), включая названия улиц или города.
Форматы исправлений
Информация о телефоне хранится в следующем формате:
00<код страны> <код города> <телефона>
Например, Hotel, Bucharest 0040 21 3119000
В поле e-mail address, введите www адрес компании, агента или оператора.
Адрес электронной почты, контактные телефоны компании, веб-сайт должны быть введены в контактные детали каждого типа профайлов.
Чтобы обеспечить правильное написание национальных и международных имен компаний и гостей, и чтобы эти профайлы могли быть использованы в компании в целом, обратите внимание на особенности написания.
|
Язык |
Специальные символы |
Написание в PMS |
|
Немецкий |
Ä, Ö , Ü |
AE, OE, UE |
|
Датский / Норвежский |
Ø, Æ, Å |
O, AE, AA |
|
Шведский |
Ä, Ö, Å |
AE, OE, AA |
|
Французский |
à , á , â , ã è, é, ê ò, ó, ô, õ ù, ú, û ç |
a e o u c |