В гостинице должна быть предусмотрена организация Главного склада, обеспечивающего бесперебойную работу операционной деятельности отеля по всем направлениям.
1. Заказы на регулярной основе должны:
- осуществляются специалистами по закупкам в рамках Положения об утверждении минимальных запасов продуктов и напитков, расходных материалов и принадлежностей для гостей.
- иметь утвержденную менеджером или руководителем отдела закупок форму заявки на закупку, направленная поставщику для выполнения заказа
2. Заказы не на регулярной основе должны осуществляться в следующем порядке:
- Руководитель отдела-инициатора должен подготовить запрос на закупку где подробно описывает качественные и технические характеристики требуемого товара, количество, ориентировочную рыночную стоимость товара, по возможности прикладывает фотографии, сайты поставщиков, артикулы и т.п. информацию для осуществления качественной и быстрой закупки.
- Оформленный запрос на закупку руководитель отдела-инициатора должен быть согласован финансовым руководителем, генеральным управляющим или генеральным директором.
- На основе утвержденного запроса на закупку - Отдел закупок проводит исследование рынка и составляет тендер на основании коммерческих предложений/цен с официальных источников поставщиков, с указанием не менее 3-х коммерческих предложений от конкурирующих поставщиков/производителей товаров. Конечный результат сравнения отражается в тендерной таблице и утверждается финансовым руководителем, генеральным управляющим или генеральным директором.
Для оплаты/предоплаты разовых закупок товара на сумму менее 50 000 руб. Руководителю отдела закупок необходимо передает в финансовый отдел:
- Запрос на закупку включая тендер
- Счет на оплату
- Товарную накладную, счет-фактуру или УПД (после поступления товара на склад)
Для оплаты/предоплаты товара на сумму более 50 000 руб. Руководителю отдела закупок необходимо передать в финансовый отдел:
- Запрос на закупку включая тендер
- Договор
- Счет на оплату
- Товарную накладную, счет-фактуру или УПД (после поступления товара на склад)
3. CAPEX (Капитальные расходы)
- Руководитель отдела-инициатора формирует запрос на закупку с указанием качественных и технических характеристик требуемого товара, количество, ориентировочную рыночную стоимость товара
- Готовую заявку с проведенным тендером (минимум 3 предложения), форму проведения тендера и форму результата проведения тендера необходимо утвердить с собственником. Оформленная заявка с листом согласования должна подробно описывать целесообразность закупки. В случае отсутствия капитального бюджета – обоснованием может быть непредвиденные расходы.
Без наличия одобренной и подписанной заявки на CAPEX у собственника, данная закупка не может быть осуществлена.
Рекомендуется не злоупотреблять покупками за наличные и осуществлять их в исключительных случаях материально-ответственными должностными лицами с оформлением авансовых отчетов и приложением к ним подтверждающих документов в соответствии с кассовой дисциплиной Гостиницы.
Гостиница должна самостоятельно определить и зафиксировать в Политике закупок максимальную сумма расходов с использованием наличных.
Данная процедура является обязательной для сотрудников склада при приемке товара.
При получении товара сотрудник склада обязан:
1. Сверить кол-во и цены заказанного и поставленного товара
2. Проверить товарный вид, срок годности, наличие маркировки: производитель, наличие описания товара на русском языке, состав ингредиентов, целостность упаковки;
3. При приемке охлажденных и замороженной продукции произвести замер температуры
4. При приемке скоропортящихся продуктов остаточный срок годности должен составлять не менее 70% от общего срока годности
5. Приемка продуктов питания должна осуществляться только после осмотра представителя кухни на предмет качества товара. При приемке товаров, не являющихся складскими наименованиями, а также оборудования – представителя отдела, инициирующего закупку.
6. Произвести завес весового товара
7. Проверить наличие и правильность оформления сопроводительных документов (оригинал счета, товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, УПД:
- наименование документа
- дату составления документа
- наименование организации, от имени которой составлен документ
- содержание хозяйственной деятельности
- измерители хоз.операции в натуральном и денежном выражении
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хоз. операции и правильность ее оформления
- личные подписи указанных лиц, написания названия организации, правильность заполнения реквизитов, счет- фактуры
- проверить наименования, кол-во товара и цены
8. Проверить наличие и правильность оформления документов в системах Меркурий и ЕГАИС, провести процедуру принятия в электронных системах.
При обнаружении каких-либо отклонений сообщить руководителю отдела закупок.
Данная процедура является обязательной для получения товаров со складов Отдела Закупок гостиницы.
1. Получение товаров должно осуществляется только при наличии Требования на выдачу товара со склада
2. Требование на выдачу товара, должно быть передано сотруднику заведующему за складами для выдачи товара
3. Сотрудник ответственный за хранение товаров на складах должен произвести выдачу товара со склада только при наличии правильно заполненной Заявки (дата, отдел, наименование товара, кол-во, подпись лица, выписавшего заявку, подпись руководителя отдела или его заместителя)
4. Сотрудник ответственный за выдачу товара со склада должен подписать требования на выдачу/заявку и провести перемещение/списание в системе складского учета гостиницы.
При выдачи алкогольной продукции со склада, необходимо убедиться, что вся выдаваемая алкогольная продукция имеет на бутылке неповрежденную акцизную марку.