2-PU. Работа с поставщиками, договоры

2.1 Отбор поставщиков

Все закупки и поступление товаров должны осуществляться только через отдел Закупок.

Заказы поставщикам могут быть размещать только специалистами и руководителем отдела закупок, отправляя их поставщикам по электронной почте или через экстранет поставщика, в исключительных случаях по телефону.

Все закупки товаров (работ, услуг) в Гостинице носят либо постоянный (периодический), либо разовый характер, либо являются капиталовложениями:

1. К постоянным закупкам относятся: услуги по обслуживанию зданий, оборудования, установок, программного обеспечения, основных средств, используемых в производственных целях и прочих производственных мощностей Гостиницы; услуги по предоставлению вспомогательного персонала (аутсорсинг), охрана, услуги связи, транспортные услуги, закупка продуктов и напитков, закупка принадлежностей для гостей (как в номера, так и для продажи), закупка принадлежностей для чистки, уборки и прочие товары, приобретение и использование, которых носит регулярный характер в течение года и существенно влияет на себестоимость.

Все постоянные закупки должны осуществляются исключительно на основании договорных отношений

2. К разовым закупкам относятся: товары, носящие единоразовый характер или к приобретению, которых привели форс-мажорные обстоятельства и/или влияние их на себестоимость.

Разовые закупки до 50 000 руб. в течение одного календарного года у одного поставщика могут быть осуществлены без заключения договора, на основании Счета на оплату. При осуществлении закупок стоимостью 50 000 руб. и выше, рекомендуется заключение договора.

3. Капиталовложениями считаются закупки основных средств, реконструкция, капитальный ремонт, крупные и мелкие капитальные улучшения, а также закупки МПОиО (мебель, предметы обстановки и оборудование) в соответствии с Договором Управления

2.2 Критерии для принятия решения о выборе поставщиков

1. Репутация компании:

- В первую очередь рассматриваются поставщики, рекомендованные управляющей компанией «InnStay Hospotality», либо владельцем.

- Во вторую – компании, имеющие успешный многолетний опыт работы в городе нахождения гостиницы

- В третью – компании, с которыми у Гостиницы в процессе работы сложились партнерские отношения по другим имеющимся контрактам или разовым закупкам.

Для выбора нового поставщика, менеджеру по закупкам (руководителю отдела) рекомендуется предоставить Финансовому руководителю и/или Генеральному управляющему отелем для выбора несколько (не менее трех) компаний, предлагающих идентичные товары.

Для осуществления больших инвестиционных проектов, в том числе капиталовложений необходимо создать тендерную комиссию.

2. Минимизация налоговых рисков - компании предлагается предоставить пакет документов для проверки их благонадежности:

Рекомендуемый перечень документ для запроса у юридического лица при заключении договора:

- Основные сведения (карточка с реквизитами)

- Свидетельство о государственной регистрации (свидетельство ОГРН)

- Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН)

-  Устав (титульный лист, раздел общие сведения, раздел об исполнительном органе (директор, генеральный) и последний лист с печатью ИФНС)

- Решение/протокол о создании юридического лица

- Приказ/протокол о назначении руководителя юридического лица

- Решение/протокол о продлении полномочий руководителя юридического лица

- Приказ о назначении главного бухгалтера юридического лица

- Бухгалтерская отчетность форма 1, форма 2 за последний отчетный период с отметкой налогового органа

- Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор (доверенность, в случае если подписант действует по доверенности)

- Документы, подтверждающие местонахождение юридического лица (договор аренды или документ, подтверждающий право собственности объекта недвижимости)

- Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию

- Справка (информационное письмо) об открытии счета в Банке

- Уведомление о применении системы налогообложения (ОСН, УСН и т.д.)

- Выписка из ЕГРЮЛ (срок не более 3-х месяцев), допускается выписка с сайта nalog.ru

Рекомендуемый перечень документ для запроса у индивидуальных предпринимателей при заключении договора:

- Основные сведения (карточка с реквизитами) ИП

- Свидетельство о государственной регистрации ИП (ОГРНИП)*

-  Свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН)*

- Копия паспорта индивидуального предпринимателя (с обязательным указанием регистрации по месту жительства);

-  Копия нотариальной доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не индивидуальным предпринимателем, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью);

-  Копии разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации)

*Вместо документов, предусмотренных пп. 1 и 2 настоящего пункта может быть предоставлена выписка из ЕГРИП не более месячной давности.

3. Качество товаров, работ, услуг – подтверждается сертификатами качества или декларацией о соответствии и иными документами.

4. Условия и сроки поставки - Согласовываются в тексте договора в зависимости от потребностей гостиницы.

5. Преимущество отдается поставщикам, обеспечивающим регулярную и бесперебойную поставку с доставкой до Гостиницы.

6. Цены – должны быть максимально стабильны (устойчивы к рыночным изменениям) и в рамках рыночных для аналогичных товаров, работ, услуг.

Условия изменения должны быть четко оговорены, наличие программ лояльности приветствуются.

7. Порядок оплаты – при выполнении условий, перечисленных выше, предпочтение отдается компаниям, предлагающим услуги/поставки товаров на условиях пост-оплаты.

8. Надежность поставок – нужный товар, в нужном количестве, точно в срок.

2.3 Заключение договоров

Ответственный менеджер после утверждения тендера запускает процесс заключения договора с поставщиком. Для этого ответственный менеджер запрашивает у контрагента необходимые документы (см. п. 2.3.) для заключения договора, при необходимости согласует с другими отделами дополнительные условия и оформляет договор.

Ответственный менеджер обязан проверить наличие у контрагента всех разрешительных документов, необходимых для выполнения условий договора (лицензий, свидетельств, выданных саморегулируемой организацией, о допуске к соответствующим видам работ и др.).

Оформление и согласование договоров должно осуществляться до даты фактического начала работ, оказания услуг, передачи имущества.

Без оформления договора возможна разовая закупка работ и услуг по одному контрагенту в течение календарного года, к приобретению которых привели форс-мажорные обстоятельства.  При этом данная закупка товаров, работ и услуг без заключения договора может быть осуществлена в сумме до 50 000.00 рублей. Оплата по данной сделке должна осуществляться при получении Счета на оплату и корректно оформленных закрывающих документов, а также выполнения надлежащего качества работ и услуг.

Проект договора, полученный от поставщика должен быть тщательно изучен ответственным менеджером, финансовым руководителем и юристом (при наличии) в электронном виде и направлен контрагенту со всеми примечаниями и правками (при необходимости)

При направлении проекта договора на согласование ответственный менеджер должен понимать свою ответственность за полноту и правильность указанных в проекте договора условий.

Если по каким-либо причинам отсутствует возможность прийти к согласию в тексте, необходимо составить протокол разногласий. Протокол разногласий представляет собой предложение по согласованию отдельных условий договора, т.е. документ, в котором Гостиница предлагает свои вариант спорных условий договора.

В направляемом на согласование проекте договора должны обязательно быть отражены следующие условия:

1. Стороны и лица, уполномоченные подписывать договор

2. Предмет договора

3. Сроки выполнения работ/ оказания услуг/ поставки продукции, в том числе, при необходимости, промежуточные сроки с указанием наименования работ/ услуг/ продукции по каждому этапу

4. Цена поставляемой продукции, стоимость выполняемых работ, оказываемых услуг по договору

5. Порядок расчетов

6. Сроки и порядок согласования объемов выполненных работ, оказанных услуг, начиная с даты передачи акта выполненных работ, оказанных услуг на согласование, количество дней отведенных для согласования и подписания, сроки передачи подрядчику/исполнителю подписанных актов выполненных работ, оказанных услуг и т.п.

7. Гарантийный срок (для договоров подряда и поставки)

8. Ответственность сторон за ненадлежащее выполнение обязательств по договору

9. Условия о конфиденциальности

10. Условие о подсудности

11. Названия организаций, место нахождения, ИНН, КПП, банковские реквизиты, ФИО, должности и подписи лиц, имеющих право подписывать договор.

Гостиница должна всегда сохранять проекты договоров с учредительными документами контрагента и хранить в электронном виде на сетевом диске, сервере, облаке данных и т.д.

Согласование договоров должно следовать четкому алгоритмическому маршруту и в обязательном порядке должны быть подписаны следующими подразделениями/лицами:

- Инициатор (руководитель отдела)

- Финансовый руководитель

- Генеральный управляющий или Генеральный Директор

Хранение подписанных оригиналов договоров рекомендуется осуществлять в финансовом отделе, а выдачу оригиналов договоров производить сотрудникам в случае служебной необходимости под роспись в журнале регистрации договоров.