Все закупки и поступление товаров должны осуществляться только через отдел Закупок.
Заказы поставщикам могут быть размещать только специалистами и руководителем отдела закупок, отправляя их поставщикам по электронной почте или через экстранет поставщика, в исключительных случаях по телефону.
Все закупки товаров (работ, услуг) в Гостинице носят либо постоянный (периодический), либо разовый характер, либо являются капиталовложениями:
1. К постоянным закупкам относятся: услуги по обслуживанию зданий, оборудования, установок, программного обеспечения, основных средств, используемых в производственных целях и прочих производственных мощностей Гостиницы; услуги по предоставлению вспомогательного персонала (аутсорсинг), охрана, услуги связи, транспортные услуги, закупка продуктов и напитков, закупка принадлежностей для гостей (как в номера, так и для продажи), закупка принадлежностей для чистки, уборки и прочие товары, приобретение и использование, которых носит регулярный характер в течение года и существенно влияет на себестоимость.
Все постоянные закупки должны осуществляются исключительно на основании договорных отношений
2. К разовым закупкам относятся: товары, носящие единоразовый характер или к приобретению, которых привели форс-мажорные обстоятельства и/или влияние их на себестоимость.
Разовые закупки до 50 000 руб. в течение одного календарного года у одного поставщика могут быть осуществлены без заключения договора, на основании Счета на оплату. При осуществлении закупок стоимостью 50 000 руб. и выше, рекомендуется заключение договора.
3. Капиталовложениями считаются закупки основных средств, реконструкция, капитальный ремонт, крупные и мелкие капитальные улучшения, а также закупки МПОиО (мебель, предметы обстановки и оборудование) в соответствии с Договором Управления
1. Репутация компании:
- В первую очередь рассматриваются поставщики, рекомендованные управляющей компанией «InnStay Hospotality», либо владельцем.
- Во вторую – компании, имеющие успешный многолетний опыт работы в городе нахождения гостиницы
- В третью – компании, с которыми у Гостиницы в процессе работы сложились партнерские отношения по другим имеющимся контрактам или разовым закупкам.
Для выбора нового поставщика, менеджеру по закупкам (руководителю отдела) рекомендуется предоставить Финансовому руководителю и/или Генеральному управляющему отелем для выбора несколько (не менее трех) компаний, предлагающих идентичные товары.
Для осуществления больших инвестиционных проектов, в том числе капиталовложений необходимо создать тендерную комиссию.
2. Минимизация налоговых рисков - компании предлагается предоставить пакет документов для проверки их благонадежности:
Рекомендуемый перечень документ для запроса у юридического лица при заключении договора:
- Основные сведения (карточка с реквизитами)
- Свидетельство о государственной регистрации (свидетельство ОГРН)
- Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН)
- Устав (титульный лист, раздел общие сведения, раздел об исполнительном органе (директор, генеральный) и последний лист с печатью ИФНС)
- Решение/протокол о создании юридического лица
- Приказ/протокол о назначении руководителя юридического лица
- Решение/протокол о продлении полномочий руководителя юридического лица
- Приказ о назначении главного бухгалтера юридического лица
- Бухгалтерская отчетность форма 1, форма 2 за последний отчетный период с отметкой налогового органа
- Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор (доверенность, в случае если подписант действует по доверенности)
- Документы, подтверждающие местонахождение юридического лица (договор аренды или документ, подтверждающий право собственности объекта недвижимости)
- Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию
- Справка (информационное письмо) об открытии счета в Банке
- Уведомление о применении системы налогообложения (ОСН, УСН и т.д.)
- Выписка из ЕГРЮЛ (срок не более 3-х месяцев), допускается выписка с сайта nalog.ru
Рекомендуемый перечень документ для запроса у индивидуальных предпринимателей при заключении договора:
- Основные сведения (карточка с реквизитами) ИП
- Свидетельство о государственной регистрации ИП (ОГРНИП)*
- Свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН)*
- Копия паспорта индивидуального предпринимателя (с обязательным указанием регистрации по месту жительства);
- Копия нотариальной доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не индивидуальным предпринимателем, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью);
- Копии разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации)
*Вместо документов, предусмотренных пп. 1 и 2 настоящего пункта может быть предоставлена выписка из ЕГРИП не более месячной давности.
3. Качество товаров, работ, услуг – подтверждается сертификатами качества или декларацией о соответствии и иными документами.
4. Условия и сроки поставки - Согласовываются в тексте договора в зависимости от потребностей гостиницы.
5. Преимущество отдается поставщикам, обеспечивающим регулярную и бесперебойную поставку с доставкой до Гостиницы.
6. Цены – должны быть максимально стабильны (устойчивы к рыночным изменениям) и в рамках рыночных для аналогичных товаров, работ, услуг.
Условия изменения должны быть четко оговорены, наличие программ лояльности приветствуются.
7. Порядок оплаты – при выполнении условий, перечисленных выше, предпочтение отдается компаниям, предлагающим услуги/поставки товаров на условиях пост-оплаты.
8. Надежность поставок – нужный товар, в нужном количестве, точно в срок.
Ответственный менеджер после утверждения тендера запускает процесс заключения договора с поставщиком. Для этого ответственный менеджер запрашивает у контрагента необходимые документы (см. п. 2.3.) для заключения договора, при необходимости согласует с другими отделами дополнительные условия и оформляет договор.
Ответственный менеджер обязан проверить наличие у контрагента всех разрешительных документов, необходимых для выполнения условий договора (лицензий, свидетельств, выданных саморегулируемой организацией, о допуске к соответствующим видам работ и др.).
Оформление и согласование договоров должно осуществляться до даты фактического начала работ, оказания услуг, передачи имущества.
Без оформления договора возможна разовая закупка работ и услуг по одному контрагенту в течение календарного года, к приобретению которых привели форс-мажорные обстоятельства. При этом данная закупка товаров, работ и услуг без заключения договора может быть осуществлена в сумме до 50 000.00 рублей. Оплата по данной сделке должна осуществляться при получении Счета на оплату и корректно оформленных закрывающих документов, а также выполнения надлежащего качества работ и услуг.
Проект договора, полученный от поставщика должен быть тщательно изучен ответственным менеджером, финансовым руководителем и юристом (при наличии) в электронном виде и направлен контрагенту со всеми примечаниями и правками (при необходимости)
При направлении проекта договора на согласование ответственный менеджер должен понимать свою ответственность за полноту и правильность указанных в проекте договора условий.
Если по каким-либо причинам отсутствует возможность прийти к согласию в тексте, необходимо составить протокол разногласий. Протокол разногласий представляет собой предложение по согласованию отдельных условий договора, т.е. документ, в котором Гостиница предлагает свои вариант спорных условий договора.
В направляемом на согласование проекте договора должны обязательно быть отражены следующие условия:
1. Стороны и лица, уполномоченные подписывать договор
2. Предмет договора
3. Сроки выполнения работ/ оказания услуг/ поставки продукции, в том числе, при необходимости, промежуточные сроки с указанием наименования работ/ услуг/ продукции по каждому этапу
4. Цена поставляемой продукции, стоимость выполняемых работ, оказываемых услуг по договору
5. Порядок расчетов
6. Сроки и порядок согласования объемов выполненных работ, оказанных услуг, начиная с даты передачи акта выполненных работ, оказанных услуг на согласование, количество дней отведенных для согласования и подписания, сроки передачи подрядчику/исполнителю подписанных актов выполненных работ, оказанных услуг и т.п.
7. Гарантийный срок (для договоров подряда и поставки)
8. Ответственность сторон за ненадлежащее выполнение обязательств по договору
9. Условия о конфиденциальности
10. Условие о подсудности
11. Названия организаций, место нахождения, ИНН, КПП, банковские реквизиты, ФИО, должности и подписи лиц, имеющих право подписывать договор.
Гостиница должна всегда сохранять проекты договоров с учредительными документами контрагента и хранить в электронном виде на сетевом диске, сервере, облаке данных и т.д.
Согласование договоров должно следовать четкому алгоритмическому маршруту и в обязательном порядке должны быть подписаны следующими подразделениями/лицами:
- Инициатор (руководитель отдела)
- Финансовый руководитель
- Генеральный управляющий или Генеральный Директор
Хранение подписанных оригиналов договоров рекомендуется осуществлять в финансовом отделе, а выдачу оригиналов договоров производить сотрудникам в случае служебной необходимости под роспись в журнале регистрации договоров.