Руководство отеля должно документировать политики и процедуры закупок, покупки по банковским картам отеля (где применимо) и за наличные. Подписанные политики и процедуры должны постоянно храниться в офисе менеджера по закупкам и финансового руководителя (электронный файл может находиться на веб-странице и/или файловом сервере).
Процедуры закупок должны включать в себя все рыночные условия, подробную информацию о наличии и условиях поставок, качестве продуктов, степени выбора поставщиков, сроках выполнения и надежности поставщиков.
Процедуры закупок должны пересматриваться и утверждаться ежегодно и/или при изменении политики или руководящей команды в отеле.
В гостинице должны быть утвержденные минимальные и максимальные остатки материалов, продуктов, напитков, (в количественных единицах измерения). В зависимости от сезона, тенденции продаж и производственной необходимости по инициативе ответственных лиц минимальные остатки могут пересматриваться и в зависимости от загрузки могут допускаться отклонения от утвержденных запасов.
Минимальный остаток – это достаточное количество товаров, которое необходимо иметь на складе на начало рабочего дня для обеспечения бесперебойной работы гостиницы.
Максимальный остаток — это уровень предельный уровень товаров на складах гостиницы.
Каталог товаров и материалов с указанием максимального и минимального уровней запасов должен утверждаться финансовым руководителем и генеральным управляющим и может выглядеть следующим образом:
Подписание таких отчетов уполномочивает менеджера по закупкам/руководителя отдела закупать конкретные товары в рамках заданных параметров, без получения предварительного одобрения.
Формы минимальных и максимальных остаток не являются негибкими документами. Они должны изменяться по мере их необходимости и/или изменению рыночных цен. В идеале уровни запасов должны колебаться в зависимости от работы отеля. Например, закупки в хозяйственного инвентаря увеличится в периоды высоких доходов и уменьшатся в периоды низких, Данные факторы необходимо учитывать при составлении каталогов минимальны и максимальных остатков запасов.