Для проведения процедуры возврата по наличным средствам в кассе должна быть внесена та сумма, на которую делается возврат. Если весь разменный фонд внесен на одной кассе, то возвраты по наличным средствам рекомендуется производить именно на том компьютере, к которому прикреплена эта касса.
Все возвраты проводятся только при предъявлении оригинала паспорта (необходимо снять копию документа) и только тому гостю, на кого было оформлено бронирование.
Если бронирование оформлено на одного гостя, а за возвратом подходит другой человек, то возврат производить категорически запрещено.
Из фискального аппарата распечатается чек возврата, а также необходимо распечатать счет фолио из PMS.
Для оформления возврата необходимы следующие документы:
- акт КМ3 (в необходимых полях должны быть внесены номер смены, номер чека возврата)
- заявление гостя на возврат прилагается в случае оформления возврата наличными средствами (при возврате на карту заявление не требуется), гость должен его подписать
- объяснительная сотрудника с подробным указанием причины оформления возврата
- пустой чистый лист с чеками возврата – фискальный и терминальный (если по карте)
- счет возврата из PMS
- счет продажи (прихода)
- копия регистрационная карты гостя с его подписью
- копия паспорта
- письмо из почты с запросом о возврате (если есть).
К возврату дополнительно оформляется коррекция для аудитора по доходам и прикладываются документы:
- бланк коррекции
- копия заявления гостя (если возврат наличными)
- копия счета из PMS возврата
- письмо из почты с обоснованием возврата (если есть).