6.1. Чек лист дневной смены
Дата: ______________
Имя сотрудника: ______________
- Проверить расписание (кто работает, все ли на месте) + приветствие всех коллег
- Чистота в бэке и на деске
- Прием смены (важная информация, проверка логбука, ночного отчета)
- Телефон дежурного менеджера необходимо принять от ночного сотрудника
- Посчитать кассу (подписать учет по передаче кассы + форму по передаче мастер-ключей)
- Проверить наличие всех форм: (Follow up sheet, парковка, коррекции, терминальные ленты)
- Пополнить запасы канцелярии (бумага, ключи, кармашки, терминальные ленты, ручки)
- В 7:00 включить музыку в ресторане, проверить, играет ли музыка в лобби
- Распечатать экстренный отчет (смотреть отчеты)
- Распечатать лист мероприятий (смотреть отчеты)
- Установить будильники, если необходимо разбудить гостей
- Проверить журнала приема и передачи корреспонденции – попросить операторов разнести
- Выписать гостей, которые выехали со вчерашнего дня/вечера/ночью, если есть такая информация
- Отчет по не заехавшим гостям, заселенным и оплаченным – выписать до 12:00, выяснить ситуацию по ним
- Обработать отчеты по отмененным бронированиям
- Проверить ситуацию по категориям номеров
- Проверить заезд и выезд (что ожидается в течение дня)
- Проверить все профили, комментарии, алерты к бронированиям, оплаты на заезде гостей
- Проверить стоимость номеров на сегодняшний день и какие категории есть для продажи, чтобы владеть всей информацией при звонке или обращении гостя лично
- Выяснить, есть ли возможность продать номер на половину дня и поздний выезд (при загрузке 90% и выше – нет)
- Проверить статус номеров трансформеров (передать в хозяйственный отдел информацию по номерам с большой кроватью или 2-мя кроватями)
- Проверить отчет Двойные бронирования (при продлении сообщить в хозяйственный отдел, телефонным операторам, подписать у гостя регистрационную карту и проверить оплату)
- Выписать ВИП наборы в соответствии с политикой отеля и передать в необходимые отделы, поставить алерты в системе, чтобы не пропустить поздравления гостей
- Проверить, кому необходимо проставить дополнительные кровати/люльки по отчетам заезд с детьми и заезд более 2-х человек (передать всю необходимую информацию в хозяйственный отдел)
- Объединить в системе повторяющиеся (дублирующиеся) профайлы гостей на заезде, чтобы на гостя была вся информация + ставим алерты для тех, кого нужно проверить на заезде и сделать объединение, если мы сомневаемся в чем-либо, чтобы уточнить у гостя
- Подготовить заезды групп и передать всю информацию в хозяйственный отдел
- В 12:00 распечатать отчет по выезду + обзвонить гостей + проверить на вещи, если не ответили
- Достать регистрационные карты на день выезда (после 12:00), убрать их, подписав дату
- После того, как все номера выедут, распечатать и обработать отчёты - заехавшие по времени, выехавшие по времени и оплата по кодам, отчеты позволяют увидеть проведенные оплаты по ранним заселениям/поздним выездам
- При загрузке свыше 96% взять оплату с гостей на заезде, у которых бронирования не гарантированные, предварительно обзвонив гостей
- Проверка и пополнение холодильника (если он присутствует на ресепшн)
- В 15:00 распечатать и обработать отчет по интернет-эквайрингу за текущий месяц, если присутствует эта система
- В 17:00 выслать отчет по ужинам на почту в ресторан и на кухню
- Распечатать, сделать, подписать и положить отчет по кредитоспособности гостей (все номера должны быть оплачены)
- Проверка отчета по изменению тарифов
- Проверка отчета отчета с шерами (в котором есть второй/третий человек) для того, чтобы начисление не было задублировано
- Работа с почтой – все письма должны быть отвечены
- Проверка и передача паспортов ночной смене – в системе у всех заселенных гостей должны быть внесены паспорта (или присутствовать копии паспортов всех гостей)
- Убедиться, что обзвон гостей сделан и отправлен руководителю
- Пополнение кладовой для работы ночной смены (халаты, махра, зубные, заправленные одеяла и подушки)
6.2. Чек лист ночной смены
Дата ________________________
Имя ________________________
- Приветствие коллег
- Чистота в бэк офисе и за рабочим столом
- Наличие канцелярских принадлежностей (бумага, ключи, кармашки, мыльные пузыри, скобы, ручки, терминальные ленты)
- Принятие смены, важной информации
- Принятие кассы. Подпись на бланке учета разменной кассы
- Наличие всех нужных форм для работы
- Проверка наличия телефона дежурного менеджера
- Эмердженси отчет
- Проверка заезда на наличие доп. кроватей в номерах
- При загрузке свыше 90% проверить преавторизации карт на заезде (оплаты гарантированных/негарантированных бронирований)
- Поставить побудки для гостей
- Проверить заезд
- Заполнить Дискрипенси
- Проверить гостей на выезде
- Проверить отчет по изменению рейт кодов
- Принять наличные (кассу – разменный фонд)
- Распечатать отчеты перед аудитом
- Сверить сумму оплат по мануальным терминалам с суммой оплат по PMS
- Закрыть терминалы
- Проконтролировать снятие сверки итогов на терминале в ресторане
- Проверить отчет по кредитным картам
- Сделать отчет с нулевым рейтом и проверил(а) шер отчет
- Проверить РМ (виртуальную комнату рей мастер в PMS) холодильника
- Сделать заселение гостей, за которых оплачено, в системе PMS (при загрузке свыше 90%)
- Снять отчеты с терминалов
- Закрыть ресторанную систему
- Снять Х-отчет и Z-отчеты по кассе
- Запустить ночной аудит
- Посчитать выручку
- Распечатать отчеты для кассира
- Подготовить коррекций и возвратов
- Подготовить отчеты для ресторанной службы (+ лист мероприятий и отчет по ужинам)
- Распечатать отчеты для руководителя номерного фонда/руководителя службы приема и размещения:
- возвраты и коррекции
- учет разменной кассы
- информация с ценами на сегодня
- копия Discrepancy
- отчет по нулевому тарифу
- отчет по изменению рейт кодов
- отчет по кредитоспособности гостей
- отчет закрытия дня
- чек лист ночной
- сертификат на бесплатное проживание при наличии.
- Заполнить и отправить отчеты руководству: отчет ночного менеджера с нестандартными ситуациями, дискрипенси гости на заезде
- Распечатать и проверить отчет о кредитоспособности гостей в PMS
- Проверить все ли паспорта есть в HRS
- Передать смену, важную информацию
- Наличие телефона дежурного менеджера, передача по смене
- Если кто-то из гостей проживает по комплементарному ваучеру в отеле, то направить отчет руководству с копией ваучера