На ресепшн должна быть книга передачи информации по смене (лог бук).

Это может быть папка с цифровыми разделителями по датам, листы для записи необходимой информацией для передачи по смене. Сотрудник, который пришел на новую смену, должен владеть всем, что знают и другие сотрудники.

Также можно иметь чат для передачи общей информации в отделе.