При получении внешней корреспонденции для сотрудника отеля необходимо внести информацию о полученном конверте (посылки или др.) в журнал приема и передачи писем (корреспонденции).
Информация, которая должна быть отражена в журнале:
- дату
- что передали
- кто передал
- кому передать
- кем принято
- где хранится.
Далее, следует проинформировать адресата конверта/посылки о посылке и возможности ее забрать или, при возможности, отнести и отметить в журнале следующую информацию:
- дату выдачи
- кому выдано
- кто передал.
- Если что-либо принесли для гостя, то сотруднику необходимо проверить, есть ли такой гость в системе как проживающий или на заезде на эту дату или другие даты в будущем.
- Если гость проживает, то сообщить ему о том, что пришла посылка (корреспонденция).
- Если гость будет заселяться, то необходимо также внести в комментарии в системе информацию о посылке (корреспонденции) и где она находится.