Регистрационные карты должны храниться 5 лет.

- Необходимо выделить помещение для хранения документов.

- Желательно архивировать регистрационные карты по месяцам.

- Количество регистрационных карт должно соответствовать количеству выехавших гостей. Например, сегодня выехали 80 номеров (120 гостей), соответственно, должно быть 120 регистрационных карт.

- Необходимо печатать отчет по выехавшим гостям. Из треев на деске с регистрационными картами всех гостей собираются регистрационные карты выехавших сегодня в соответствии с отчетом, запаковываются в файл, на листе маркером отмечается дата выезда (текущая дата), убирается в коробку для хранения. Когда коробка набирается, ее подписывают – «Регистрационные карты 01/01/2024-31/01/2024».

- По истечении 5 лет, коробка с регистрационными картами должна быть утилизирована путем шредеринга, в связи содержанием конфиденциальной информации гостей.

Регистрации гостей хранятся в отеле 1 год. Все регистрации должны быть сложены в файл и подписаны по датам регистрации гостей.

Когда истекает 1 год, регистрации утилизируются, так как содержат информацию о гостях.