Все процессы расчетов, выплат, депонирования заработной платы и т.д. должны строго соответствовать требованиям законодательства РФ в том числе Трудового Кодекса РФ. Для целей эффективного контроля и управления заработной платы ниже приведен вспомогательный порядок при работе и контроле заработной платы.
Базовые стандарты должны включать в себя следующие понятия:
1. Оплата труда должна выплачивается только официально оформленным работникам, согласно утверждённым часовым ставкам/окладам за фактически отработанное время. Допускаются удержания денежных средств в рамках соблюдения требований ТК РФ.
2. Все переработки и недоработки должным на постоянной основе контролироваться руководителями департаментов, руководили отдела персонала и утверждаться финансовым руководителем.
3. Отель должен действовать строго по ТК РФ.
4. Все изменения по заработной плате должны быть утверждены генеральным директором или генеральным управляющим.
1. Отделу по работе с персоналом рекомендуется иметь разработанную стандартную форму приема сотрудника на работу. В форме должна быть общая информация о работнике, включая личные данные и сведения об оплате труда нового сотрудника. В эту форму необходимо включить подробную информацию обо всех предметах, выданных новому сотруднику. Заполнение формы должны быть утверждены генеральным управляющим, финансовым директором, руководителем/менеджером отдела и директором по персоналу.
2. Отель должен иметь стандартную форму для информирования сотрудников об изменениях в заработной плате. Она должна исходить от отдела кадров и своевременно утверждаться руководителем соответствующего отдела, директором по персоналу, генеральным управляющим и финансовым руководителем.
3. Все кадровые и зарплатные документы должны храниться в безопасном месте отдельно от всего документооборота гостиницы. В соответствии с требованиями ТК РФ, документы могут предоставляться только руководителю/менеджеру отдела, финансовому руководителю, аудиторским компаниям, государственным структурам при наличии письменного запроса.
4. Функция управления персоналом и функция расчета заработной платы должны быть разделены. Необходимо запретить бухгалтеру по расчету заработной платы иметь доступ к изменению данных об условиях оплаты труда и основных данных профайла сотрудника. Отсутствие разделения обязанностей между лицами, обновляющими данные о штатной численности сотрудников в системе расчета заработной платы, и лицами, осуществляющими расчет заработной платы, может привести к незаконному присвоению денежных средств гостиницы.
Отдел персонала должен получать ежемесячно от руководителей отделов графики работы для соблюдения требований ТК РФ. Такие графики необходимо хранить в безопасном месте в течение 5 лет.
К социальным выплатам относится к оплачиваемый отпуску по беременности и родам, компенсация работникам морального вреда, денежное возмещение проезда сотрудников, материальная помощь и т.д. (см. п. 34 Приказ Росстата от 22.12.2023 N 678 "Об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников"). Отделу по работе с персоналом рекомендуется вести отдельный реестр по специальном оплатам, которые обязательно должны утверждаться в каждом расчетном периоде генеральным управляющим и финансовым руководителем.
Форма заявления на отпуск, утвержденная руководителем соответствующего отдела, должна содержать периоды оплачиваемого отпуска и дату выхода на рабочее место.
Сотрудник по расчету заработной платы и отдела по работе с персоналом должны постоянно проверять корректность и своевременность оформления заявлений на предоставление ежегодного облачаемого отпуска, чтобы убедиться, что:
- оплачиваемый отпуск утвержден должным образом
- количество отпускных дней находится в пределах фактического остатка отпусков по сотруднику
Все отпускные дни (положенные сотруднику, согласно ТК РФ), должны быть использованы в рамках одного календарного года. Перенос отпускных дней после одного года - недопустим. Во избежание нарушений, рекомендуется направлять сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск согласно утвержденному графику отпусков и учитывать в нем полное количество отпускных дней, имеющихся у работника.
Отдел по работе с персоналом должен обеспечить представление сотрудником соответствующего листа нетрудоспособности для подтверждения больничных дней и проведения выплаты.
Пособие за первые три дня болезни выплачивает гостиница, как работодатель сотрудника. Для эффективного управления денежным потоком, рекомендуется эту сумму выплачивать вместе с авансом или зарплатой. Пособие за остальные дни платит напрямую СФР.
Рекомендации от Фонда СФР:
Если за день, когда был открыт листок нетрудоспособности, работодатель начислил сотруднику зарплату, то за следующие три дня он должен за счет своих средств начислить пособие по нетрудоспособности, т. е. второй, третий и четвертый день болезни по больничному листу. Таким образом, оплачиваемый работодателем период в указанной ситуации должен сдвигаться. Этой точки зрения придерживаются многие территориальные органы СФР России.
Необходимо тщательно отслеживать все переработки сотрудников и анализировать графики работы отделов на предмет соответствия производственному календарю. В конце каждого отчетного месяца оплата переработок должна быть детально рассмотрена и согласована финансовым руководителем и генеральным управляющим.
Финансовый руководитель и генеральный управляющий обязаны утверждать каждый расчет заработной платы. Перед утверждением расчета заработной платы должны быть выполнены следующие процедуры (процедуры рекомендуется выполнять финансовому руководителю/его заместителю или иному уполномоченному лицу):
1. Система по расчету заработной платы должна иметь возможность создания отчета обо всех изменениях и движениях сотрудников. Отчет должен включать в себя следующие изменения: новые сотрудники, уволенные сотрудники, изменения базовой заработной платы, изменение должности, изменение расчетного счета для выплаты. Отчет об изменениях должен быть подписан финансовым руководителем в момент осуществления каждой выплаты (аванс, заработная плата).
2. Привести полную проверку расчеты заработной платы по всем сотрудникам в момент выплаты является трудозатратным процессом. Но тем не менее необходимо произвести случайную выборку сотрудников и перепроверить точность и корректность начисленной заработной платы. (Расширенную случайную выборку заработной платы необходимо проводить ежеквартально).
3. После детальной проверки необходимо подтвердить обоснованность платежной ведомости и подписать ее в качестве доказательства.
4. В случае, если подготовка и обработка расчета заработной платы проводится через аутсорсинг, финансовый руководитель должен будет обеспечить сохранение вышеуказанных средств контроля.
5. Передовая практика требует, чтобы представитель отдела кадров проверял расчет заработной платы перед его отправкой на утверждение.
После каждой выплаты заработной платы необходимо сверить выплаченную заработную плату с суммой списания по банковскому счету и после этого провести в бухгалтерском учете. Все несоответствия и расхождения должны быть изучены и задокументированы.
Выплата заработной платы может принимать два виды:
- наличными через главную кассу гостиницы
- на расчетный счет в банке
Если сотруднику выдается заработная плата лично наличными через главную кассу гостиницы, сотрудник, выдающий денежные средства должен проверить удостоверение личности с фотографией и получить подпись в зарплатной ведомости.
В случаях, когда заработная плата выплачивается на расчетные счета, сотрудник по расчету заработной плате должен периодически проверять актуальность реквизитов банковских счетов сотрудников.
1. Сотрудник отдела по работе с персоналом должен своевременно произвести процедуру увольнения в бухгалтерской системе на основании заявления об увольнении, подписанное руководителем отдела, чтобы исключить сотрудников из платежной ведомости сразу после увольнения. Необходимо немедленно уведомить бухгалтера по расчету заработной плате.
2. До того, как сотрудник получит окончательный расчет заработной платы, сотрудник отдела по работе с персоналом должен получить подписанный обходной лист от работника и убедиться, что все что было выдано сотруднику, например, униформа, карты, пропуск, оборудование и т. д. (все должно быть подробно указано в форме приема сотрудника на работу) были возвращены сотрудником.